第一条 为加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性、有效地保护和利用档案，完善人才社会化服务体系，促进人才合理流动配置，提高科学管理水平，为中山市社会和经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》和中共中央组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（人发[1996]118号），结合中山实际，制定本规定。
第二条 本规定所称流动人员人事档案是指：
（一） 外商投资企业、民营企业、个体私营企业等非公有制企业的专业技术人员和管理人员的人事档案；
（二） 关、停、破产企业的专业技术人员和管理人员的人事档案；
（三） 与用人单位解除劳动合同或聘作合同的专业技术人员和管理人事的人事档案；
（四） 待业的大中专毕业生的人事档案；
（五） 自费出国留学人员的人事档案；
（六） 辞职或被辞退的机关工作人员、事业单位的专业技术人员和管理人员的人事档案；
（七） 外国企业常驻代表机构的中方司雇员的人事档案；
（八） 其他流动人员的人事档案；
第三条 流动人员人事档案管理工作必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法律法规和制度。
第四条 流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受中共中山市委组织部、中山市人事局的监督和指导。
第二章 机构和职责
第五条 流动人员人事档案管理机构为中山市人才交流服务中心（以下简称“市人才中心”），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。
第六条 流动人员人事档案管理机构的职责：
（一） 保管流动人员人事档案；
（二） 收集、鉴别和整理流动人员人事档案材料；
（三） 办理流动人员人事档案的查阅、借阅和转递手续；
（四） 登记流动人员工作变动情况；
（五） 为有关部门提供流动人员情况；
（六） 做好流动人员人事档案的安全、保密、保护工作；
（七） 办理其他有关事项。
第三章 档案的内容
第七条 流动人员人事档案的内容和分类：
（一） 履历材料；
（二） 自传材料；
（三） 鉴定、考核、考察材料；
（四） 评聘专业技术职务、评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、评定技能的考绩、审批等）；
（五） 政审材料；
（六） 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
（七） 奖励材料；
（八） 处分材料；
（九） 劳动合同、聘作合同、录用、任免、调动、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；
（十） 其他可供组织参考的材料。
第四章 档案的收集和保管
第八条 市人才中心应加强与流动人员及其现所在工作单位的职系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。对流动人员所在工作单位进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要进行及时收集、整理立卷，保持档案的完整。收集的材料，必须经过认真的鉴别，需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。
第九条 流动人员人事档案材料统一使用A4规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。
第十条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。
第十一条 市人才中心应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。
第十二条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》的要依法处理。
第十三条 市人才中心应具备管理流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁质的档案柜；经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。
第十四条 建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。
第十五条 流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。
第十六条 人事档案保管实行有偿服务，转制企业干部人事档案按中府办函[1999]150号文执行。
第五章 档案的提供利用
第十七条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：
（一） 查阅流动人员人事档案的单位或个人应持单位证明，到市人才中心办理查阅手续。经批准后，管档人员根据规定和需查阅的内容提供档案材料。
（二） 市人才中心对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案进行严格保管，严格查阅手续。
（三） 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。
（四） 档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经准后，严格履行登记手续，并按期归还。
（五） 查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得汇露或擅自向外公布档案内容。对违反规定者，视情节轻重，严肃处理。
第六章 档案的转递
第十八条 市人才中心开具的调档函（通知书），与机关、国有企事业单位开具的调档函（通知书）具有相同效力。
第十九条 市人才中心向流动人员原单位开具调档函（通知书），原单位接到调档函（通知书）十五天内，将流动人员人事档案随调档函（通知书）转交市人才中心。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出，市人才中心经审核无误后，及时将调档函（通知书）回执退回原单位。市人才中心发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。凡流动人员落实到机关、国有企业事业单位工作的，市人才中心凭有效的调档函（通知书），方可转出流动人员人事档案。
第二十条 流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得采用普通挂号和平件邮寄或交流动人员自带。对流动人员本人自带的人事档案，市人才中心不得接收。
第二十一条 市人才中心接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档案手续。市人才中心应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，并明确双方的权利和义务等。
第七章 附则
第二十二条 本规定由中山市人事局负责解释。
第二十三条 本规定自发文之日起施行。