企业现象:
企业内部实行互相监督、互相制约,既可以减少管理成本,又可以很好地达到管理效果。这是一个很有效的管理方法,让工厂的事和物得到有效控制,使企业效益大幅度提升。然而,推行这一方法,阻力太大,短时间无法见到效果。如果力度、方法把握不当,还会给企业造成混乱。特别是老员工多的企业,推行难度相当大。在江门天浩皮具制品有限公司辅导管理变革时,新维专家组老师就成功地推行了这一方法。该企业建厂已超过15年,老员工特别是老的管理人员很多。很多管理人员从开厂一直在企业工作,主要的管理人员都超过10年工龄。长期一起工作、生活,人情关系错综复杂,相互处罚拉不下面子。工厂流程很多,但不成体系,不相连,基本上没有完全执行,而且可执行性不强。特别是责任追究这一块,基本上每个流程制度都没有明确规定。企业内部各个部门之间沟通效果不良,各自为政,遇到问题互相推诿、扯皮。
采取措施:
新维专家组老师通过仔细调研后,在平时管理变革辅导中,指导企业管理层逐步展开以下一系列动作:
1、重新梳理流程制度,将企业现有的流程制度进行修订。根据产品实现的各个环节要求,按计划对相关做事、管事的流程制度进行检查修订,保证做事标准的准确。同时,为了让流程制度更好实施,所有流程制度都与相关负责人员进行研讨,负责人员在研讨好的流程制度文件上签字推行。
2、成立稽核办。为了使流程制度有效推行,保证执行到位,成立了稽核办,专门检查流程制度的执行。稽核办先反复检查相对简单的制度,让企业员工和管理人员逐步养成遵守制度、按规定做事的良好习惯。
3、推行《问责制》。为了更深入巩固管理变革成果,专家组老师在企业内推行《问责制》。《问责制》规定:稽核专员和相关部门人员发现违规行为时,都有权力和义务对违规人员开出《奖罚单》,由责任人签名确认,如果《奖罚单》受罚人不签名确认时,将《奖罚单》交受罚部门主管,由其调查并确认《奖罚单》内容属实后,则主管在《奖罚单》上签名即可生效,并对受罚人双倍处罚。这样,从制度上规定了工序之间、部门之间互相监督、互相提醒的要求。
4、加强培训。专家组老师、企业管理人员利用班组早会、文件培训会议等形式,不断对相关作业人员、基层管理人员培训互相监督的作用和意义。用具体企业的实例让基层员工和管理人员明白横向监督、互相制约的好处。
5、进行必要的激励。企业管理层与专家组老师一起沟通,达成一致意见:为使横向制约在基层员工和管理人员之间开展起来,工厂对第一个开《奖罚单》的非稽核人员奖励100元,第二个奖励50元,第三个至第十个都奖励30元。通过这些奖励,企业基层员工和管理人员开始互相开罚单,互相进行提醒和帮助。
6、进行案例分析。每周稽核办对本周稽核情况,横向监督情况进行汇总分析。同时,表彰进步的个人和集体。对一些特别事件,通过案例分析,让企业管理人员和员工明白,横向监督没有做到位,会给企业带来多大的损失;互相监督实际上是相互提醒、相互帮助,不是专门找别人的麻烦。
实施效果:
为期半年的管理变革辅导结束,该工厂主要的业绩指标也发生很大变化:订单准交率从不到52%,提升到86.5%;仓库的账物卡相符率从50%,提升到96%;采购准交率从36.6%,提升到87.7%;产品一次性合格率从75%,提升到96%;技术部的进步更是明显,光工艺资料的更改次数,就从42单次/月,下降到不足4单次/月。
从这家企业推行横向制约的经过我们可以看出:要在企业推行横向制约,提倡互相监督,首先,要进行必要的培训,让相关人员有充分认识;其次,为了加深认识,经常要进行具体的案例分析;最后,要引导员工,还需要进行必要的激励。