彼得·德鲁克指出：“在新的经济体系内，知识并不是和人才、资本、土地相并列的社会生产资源之一，而是惟一有意义的资源，其独特之处，正在于知识是资源的本身，而非仅仅是资源的一种。”特殊的资源呼唤特殊的资源管理方式，一种崭新的管理理论——知识管理由此应运而生。
一、知识管理的概念
近年来，国外有关“知识管理”的研讨工作日益频繁，但管理学家对知识管理的内涵有不同的看法。一种观点认为：知识管理是对并行工程、精益生产等管理思想的直观和透彻的归结，并不能算新的理论；另一种观点认为：知识管理是当企业面对环境的剧烈变化时，在管理上采取的符合企业生存及组织能力等重要方面的迎合性措施。这种管理涵盖了管理的全过程，并力求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力以及人的发明和创造能力进行有机的结合。
一般的理解是，知识管理是创造、使用、保存、提升并转让知识和智力的一种全新管理模式，是市场经济发展到一个崭新阶段的产物。知识管理把体现人的素质和智力的人力资源的主要环节，即信息技术、市场预测、经营策略和经营战略等敏捷、快速、高效地统一起来，共同为企业在竞争激烈的市场环境中保持和发展优势服务。现在和未来的成功企业，必然是一个敢于并善于知识管理的企业。
目前，关于对知识管理概念的严格定义更是远未达到共识，以阿贝克和米歇尔为代表的一类观点将知识管理的对象限定于知识或信息；而以维娜·艾利和维格为代表的一类观点扩大了知识管理的范围，认为知识管理的对象不仅仅包括知识，还包括与知识交流相关的事物，如技术、组织结构和其他资源。此外，还有一类，从不同角度对知识管理作了界定。如卡尔·费拉保罗认为：“知识管理就是运用集体的智慧提高应变能力和创新能力”，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。卡尔·斯沃彼从知识论的角度对知识管理进行了定义，认为知识管理是“利用组织的无形资产创造价值的艺术”。
事实上，上述这些观点并没有本质的分歧。我们认为，“知识管理”可以从狭义和广义的角度来理解。狭义的“知识管理”主要是对知识本身的管理，包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用的管理；而广义的知识管理不仅包括对知识进行管理，还包括对与知识有关的各种资源和无形资产的管理，涉及知识组织、生识设施、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理。
知识是人对事物的认识和经验的总和。从信息的角度看，它是一种能改变人的行为方式、被人所利用的信息。但它不能独立存在于信息的集合中，也不表现为对信息的存储和提取的能力，它只能在对信息的运用中体现和产生。当然，离开了信息，人也无法获取知识。可见，人是实现知识的主体，信息是转化为知识的基础人的认识可以决定信息存在的价值，人的认识又会因被认识的事物所具有的信息所改变，从而形成不断提高的对事物的新认识，以致循环无穷。这就是信息在转化为知识的过程中与人的相互作用和内在联系。
因此，人在获取知识的过程中与信息的这种相互作用和内在联系决定了“知识管理”是一种对人与信息资源的动态管理过程。我们理解“知识管理”应是以“人”为中心，以信息为基础，以知识创新为目标，将知识看作是一种可开发的资源的智理思想。简单说“知识管理”就是人在企业管理中对集体的知识与技能的捕获与运用的过程。从结构上看，它可分为人力资源的管理和信息管理两个方面。其目的就是寻求信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合，在整个管理过程中最大限度地实现知识共享，以便达到将最恰当的知识在最恰当的时间传递给最恰当的人，使他们能够做出最恰当的决策。而要达到知识管理的目标，经理们必须具备卓越的判断力和超前的思维，具有能够正确评价和识别人对于人脑中无形资产的能力，这也是成功企业经理们共同的特点。
二、知识管理的内容
提到知识管理，也许有人自然地同信息管理的概念混淆起来。其实，知识管理同信息管理的内容有着质的区别：对于信息管理而言似乎技术能够解决所有问题，而知识管理更考虑了人力资源和过程的主动性。
同信息管理的内容相比较，知识管理研究的主要内容可以归纳为以下主要方面．
1．知识管理的供应学派和需求学派
信息管理的特点就是它过分强调了整个组织中现有知识的共享，这就说明了技术在大多数信息管理活动中的巨大作用。群件（groupware）、信息索引和检索系统、知识仓库、数据仓库、文档管理和成像技术是解决不充分的知识共享的最佳方法，这也是涉及信息知识战略要说明的问题。信息知识管理实践者认为，这将加快知识的转移，提高组织的绩效。这是实践中典型的供应学派理论。需求学派知识管理采用一种截然不同的观点：不是把重点放在下游的现有知识编码化和共享效果上。需求学派的倡导者认为，加速新知识的产生更具价值。
因此，需求学派管理活动的重点就是强化能够自然产生创新和创造力的环境。帮助组织更快地创造新知识是提高企业市场竞争力的新方式。因此，知识管理的重点是高性能的学习。需求学派知识管理不仅标志着知识管理的兴起，而且表明了知识管理和组织学习社区的融合。我们可以把知识管理看作是执行组织学习的战略。我们还要提出另一个观点：供应学派对新知识的产生论述很少，需求学派的观点则更均衡。尽管需求学派战略毫无疑问在新知识的持续产生上需要更多的投入或开销，但它们也不否认知识共享和事后知识转移的重要性。因此，需求学派战略的定位更加全面，贯穿整个知识生命周期，而不仅仅关注下游的事情。
2．知识生命周期
如上所述，知识管理用生命周期的观点看待人类组织中的知识。信息管理理论则没这么细致。他们假设，只是存在着，人们不用尝试着理解知识如何产生，那么人们就不必惊异，信息管理的观点通常倾向于加强知识编码化和转移的方面，而且在这个过程中他们总是求助于技术。与此相对，知识管理采用了生命周期的观点。新知识产生，然后服从一个确认的自然过程。随后，经过确认过程的知识实体可操作处理，包括供应理论中的编码化和转移。采纳新知识，替代了旧知识，因而完成了这个周期。
知识管理具备而信息管理缺少的，是知识和社会认知的基础理论。根据知识管理理论，组织不仅拥有众多的知识，而且他们要学习。因此，知识管理的特有领域就是加强组织学习。其实现方法就是要理解知识的自然生命周期，理解有机系统如何产生，确认知识并使其制度化。信息管理没有这种框架，它的信条是：“即时存储、收集知识、编码知识、通过技术共享知识”。
3．知识处理过程
知识管理理论把生命周期看作是自然知识处理过程的连续统一体。这个过程是自然的，从这个意义上而言，该过程存在于有机系统的所有知识生成中，包括人类组织。依靠知识处理过程会带来创新和更好的组织绩效。与信息管理的供应理论．依靠知识处理过程会带来创新和更好的组织绩效。与信息管理的供应理论相比，这种思想是知识管理特有的，尤其是在强调创新的时代。
一般而言，有三个基本的知识处理过程：生成、确认和综合。
（1）知识生成：知识生成涉及新观点、新创意和全面创新的产生。
（2）知识确认：知识确认是指新知识公布。“公布”通常要经过同行评议和实践价值检验的过程。在一些组织中，知识确认过程是高度组织化的，但在其他一些组织中则不是如此。提高该过程的正规程度是一种潜在的有价值的知识管理干预方式。不管怎么说，相对于“如何改进确认过程”的方面，知识管理在理解实践中“确认过程是如何发生”的方面做得更多一些。
（3）知识综合：知识综合发生在新知识确认之后。它等于是新知识在组织中的实施，直到它被要求达到的程度。信息管理理论预计大部分的工作都落在知识综合阶段。
4．知识规则
知识管理的主体——组织知识，通常是以组织信念、组织行为以及组织行为方式表达出来。也就是说，组织知识根藏于组织实践中。
陈述式知识通常包括组织做出的有关自身的事实性断言、它的能力和市场等。因此，陈述式知识常常隐藏在大多数的商业战略中。另一方面，程序式知识最常见的表现方式是商业过程。即组织如何开拓市场、如何运作，反映了组织如何做这些工作的程序化知识。当新知识出现——更好的方法、更短的周期等，程序化知识要演变，商业化过程也相应改变。
知识管理理论把陈述式知识和程序化知识都看作是组织成员集体拥有的规则。所有知识能以规则集的形式表达。知识管理的挑战之一就是找到捕捉和表达组织规则的方法。而且，这些由组织掌握的规则的周期性更新程度，在“如何评估知识管理活动和相关投入的效率”方面，体现了有前景的方法。生产更高创新效率的投资将被看作是有道理的，而那些没有带来更高效率的则被认为是无效的。
5．知识结构
如果所有的组织知识能以规则和规则集的形式表达，那么它们存放在哪里？一般而言，人们能在组织实践中发现它们。例如，企业采用集体行为和生成记录知识的附加物的形式，把他们的知识编码化。
信息系统的商业过程有很多相同之处，两者都是组织知识的编码化表达方式。如果你能读懂商业过程，你就能理解隐藏在它后面的规则。商业战略也是如此，它们承载着陈述式知识，这些知识揭示了组织自身的期望以及世界的状况。
因此，商业过程和企业战略可以作为知识结构来考虑，这两者都隐含着组织知识，或编码化的规则集。把这些结构“翻译”成基本规则集，那么组织知识就显露出来了。
6．组织学习
通常知识管理与信息管理最显著的区别就在于归纳了知识管理与组织学习间的明显关系。彼得·圣吉所著的《第五项修炼》使得组织学习盛行。组织学习已经吸引了一大批追随者，而且人们普遍认为组织学习是唯一的持续商业优势——比竞争对手学得更快的能力，相关的知识管理会提高组织有效学习的能力。可以说，知识管理是组织学习的实施战略。知识管理和彼得·圣吉的“组织学习”理论通过综合这些思想，获得了巨大的成功，这些思想的综合比他们简单相加的作用更大。
三、知识管理的职能
1．知识管理作用方式
通常，知识管理是通过以下几种方式提高企业竞争能力和市场的适应能力。
（1）通过数字化和知识化将大量无序的信息有序化，为员工提供知识共享的环境，提高其工作效率和创新能力，改善服务质量。如巴克曼实验室公司和Learner First公司合作开发了一个知识管理项目，集中解决知识管理活动中一个至关重要的问题：怎样开发应用工具支持组织在日常工作中应用知识管理的理论和原则。经过合作努力后开发出一个应用软件，让巴克曼员工很方便地维护一个动态的和最新的工作环境，它还能准确地描述每个员工日常的工作结果，以及为得到这些结果而付出的行动，而且这些工作环境直接和绩效评估过程相联系。这就非常有利于知识信息的共享、传播和存储。
（2）提供适当的工具和环境辅助员工同相关客户和工作伙伴进行直接或间接交流，从所处网络环境接受知识，形成“边干边学、在干中学”的终生学习机制。这种机制不仅对员工有很强的吸引力，而且也决定了企业在经营活动中获得增值知识的多少。也就是说不同的企业由于学习能力的不同，从相同或类似的经营活动中得到的经验教训也不大一样，对企业的发展也会产生很大的影响。这些经验教训大部分是方法类的知识，属于企业核心能力的范畴，能够让企业在以后类似的经营活动中获得竞争优势。如杜邦公司曾经经营染料行业，从中学习到在合成纤维领域取得卓越成效所必需的知识，即染料合成和使用的知识。这些知识让公司相信自己有能力解决尼龙的染料着色问题，从而让公司开始着手开发尼龙，后来获得了很大的成功。
（3）增加企业知识储备，将个人知识和信息提升为组织知识，减少员工休假、离职而造成的损失。平时就要提供相应的工具收集、整理与各员工工作紧密相关的各种有价值的信息源，如报告、项目总结、模板、电子数据表、参考书、数据书等，这些信息源不仅限于印刷型的资料，也包括各种工具、设备和特殊的应用软件。有企业知识库为基础，新员工能很快地熟悉前人的工作环境，学习其他员工的经验。
（4）分析外部环境的机会和挑战，获取相关资料，相应调整企业战略，领导市场潮流。在当代工业革命的巨变中，在新的经济不平衡状态下，只有善于捕捉新的技术机会、并转化为新产品的人，才能迅速创造财富。高的“不均衡收益”正在取代低的“均衡收益”。任何人都不会通过攒钱而变成巨富。技术和经济发展的不均衡状态既意味着巨大的机会，也意味着巨大的威胁。技术突破不断出现，经济环境不断变化，企业必须及时适应这些情况。当有突破性技术出现时，相关企业必须自我摧毁旧的结构，建立新的结构。成功的企业有时必须自我毁灭才能保全自己。如果他们不自我毁灭，别人就会把他们毁灭。聪明的企业往往能敏锐地感知外界环境的变化，并制定相应的策略。
（5）从现有数据挖掘有用知识、增强企业商务智能。信息化的推进让企业积累了大量的数据，建立分析利用这些数据的意识，从零乱的数据挖掘有用的知识，就意味着企业开始向知识管理迈进。数据挖掘通过数据总结、数据分类、数据聚类和关联规则来发现知识。如果说前三者只是信息加工处理的话，第四种关联规则则具有很强的智能性。此外关联规则发现的思路还可以用于序列模式发现。用户在购买物品时，除了具有上述关联规律，还有时间或序列上的规律。
（6）通过知识地图将知识和人联系起来，帮助人们获得知识来源，降低知识扭曲。信息和知识在传播过程中很容易受到“噪音”的干扰而产生变形，随着传播环节的增多，信息和知识甚至会丧失原来的意义。更重要的是很多隐性知识的传播只能是面对面的直接交流，否则根本没法传递。知识地图能有效组织企业内部的知识和专长信息，员工在需要时可非常方便地查找到专家，进行直接交流，从组织网络获取知识，高效优质地完成任务。
（7）方便企业的后继者轻松获取前人积累的知识，以此为基础不断创新，实现企业的可持续发展和创新。新思想的产生不是一个神秘的过程，孤单单的一个天才挠挠头凭空做出大发明只是一句空话，那些能持续创新的企业把新思想的产生和检验都系统化了。高效的创新者往往将旧思想作为创造新思想的原料，这种方式称为“知识经济”。新思想的产生有四个过程：第一步是从极为广泛的资料中捕捉好的思想；第二步是讨论和使用这些好的思想；第三部分是通过交流使人们相互影响，使它们保持活力；第四部分是把有前景的概念变成真正的服务、产品、过程或商业模式。
总之，通过知识管理，个人、企事业及其他各种组织单位能有效地管理、利用现有和潜在的知识资源，促进学习、进化与合作过程，向知识型实体发展。
2．知识管理的职能
从上述知识管理的作用方式可以归纳出知识管理的基本职能：外化、内化、中介和认知过程。
（1）外化
外化首先包括一个强大的搜索、过滤与集成工具，从组织的外部知识与内部知识中捕获对企业现在和未来发展有用的各种知识；其次是外部贮藏库，它把搜索工具搜索到的知识根据分类框架或标准来组织并存储起来；再次是一个文件管理系统，它对贮存的知识进行分类，并能识别出各信息源之间的相似处。基于此，可用聚类的方法找出公司知识库中各知识结构间隐含的关系或联系。最终外化的作用是通过内化或中介使知识寻求者能够得到所搜索到的知识。
（2）内化
外化是从组织外部广阔的知识海洋中捕获对本企业有用的知识，发现组织内部存在的各种知识特别是隐性知识并进行集成以利于传播，内化则是设法发现与特定消费者需求相关的知识结构。在内化过程中，通过过滤来发现企业知识库中与知识寻求者相关的知识，并把这些知识呈现给知识需求者。内化能帮助知识研究者就某一问题或感兴趣的问题进行沟通。在内化的高端应用软件中，提取的知识可以以最适合的方式重新进行布局或呈现。文本可以被简化为关键数据元素，并以一系列图表或原始来源的摘要方式呈现出来，以此来节约知识使用者的时间，提高知识使用的效率。
（3）中介
内化过程强调明确、固定的知识传送，而中介针对的则是那些无法编码存储于企业知识库中的知识，它将知识寻求者和最佳知识源相匹配。通过追溯个体的经历和兴趣，中介能把需要研究某一课题的人和在这一领域中有经验的人联系起来。设想某一制药公司的研究人员，针对某一药品一系列不寻常的副作用所产生的疑问，而在公司信息库中却找不到相关的资料，但是中介这门技术则为研究人员提供了另一国家研究人员的名字。系统内的特征信息显示，他在同一实验领域经验丰富，这两个研究人员因而可以就药品副作用的潜在原因彼此分享他们的知识与经验。
（4）认知
认知是经由前三个功能转换得出的知识的运用，是知识管理的终极目标。现有技术很少能实现认知过程的自动化，通常都是采用专家系统或使用人工智能技术，并据此做出决策。一家保险公司用自动化系统来确定顾客的赔偿案是应当打官司还是偿付，在全自动认知系统出现的同时，在工作流中实现合并认知的技术也有了同步的发展。但是如果工作流系统被赋予一种利用已有知识的能力，工作流引擎便能依据近似的情形自动做出决策。
四、知识管理的原则
现在许多企业开始懂得，雇员的知识是企业最有价值的资产。但是，很少有企业真正积极地在广泛的范围内管理起知识资产。因此，无论是在哲学层面，还是在技术层面上，知识管理远未得到充分的论述，对如何才能在日常基础上更有效管理和利用知识的实际讨论更是寥寥无几。下面我们给出知识管理的一些经验和原则。
1．知识管理的高昂代价
知识是一种资产，对其有效管理需要投入其他资产。许多特定的知识管理活动需要投入金钱和劳动力，这些活动包括：知识获得，例如创建知识文件并把文件输入电脑系统；通过选编、组合和整理，给知识增添价值；开发知识分类方法，并标示对知识的新贡献的特点；发展信息技术基础，实行知识分配；就知识的创造、分离和利用对雇员进行教育。
2．知识管理需要知识管理者
诸如劳动力和资金等关键的企业资源具有专用于知识管理的实际的组织职能。在企业内的某个群体对知识管理工作负起明确责任之前，知识不可能得到良好的管理。在这种群体可能履行的任务中，有收集知识并为知识分类，建立面向知识的技术基础，并监督知识的利用。
若干专业服务公司已经具有适当的知识管理者。麦肯锡公司、安德森咨询公司、安杨会计事务所全都拥有适当的“主要知识官员”。巴克曼实验室公司为其“信息系统”部门重新确定方向，使该部门成为知识管理者，而且，现在把该机构称为知识传递部。惠普公司在产品程序内建立了一个知识管理小组，在其电脑系统销售部内建立了另一个知识管理小组。
知识管理职能可能在组织内部引起怨恨和忧虑，如果该组织致力于收集和控制所有知识。这种知识的目标应该只是帮助其他人对知识的创造、分配和利用，知识管理者本身不应该通过其语言或行动暗示，他们比其他人更“有知识”。事实上，在惠普公司，一个知识管理人员认为，这种角色最重要的资格是“无私”。
3．分享和利用知识往往是不自然的行为
如果我的知识是一种宝贵的资源，为什么我应该与人分享?如果我的职位是创造知识，为什么我应该利用你的而不是我的知识，从而将我的职位置于风险之中？如果知识得不到分享或利用，我们有时会感到惊讶，但我们可能较为自在，因为知识管理者认为，隐藏我们的知识并疑惑地看待来自他人的知识，这是天生的倾向。使人们的知识进入某个系统以及从他人那儿寻找知识不仅是凶险的，而且也是艰难的——因此，为了承担这种工作，我们必须具有高度的积极性。
如果知识管理者接受这个原则，我们可能不会把分享和利用知识当作理所当然的事。我们不会认为，使信息变得可利用不一定会导致信息的利用。我们可能认识到，分享和利用知识不是通过传统方式得到鼓励，例如绩效评价和补偿。
4．知识管理意味着改进知识利用过程
处理和改进一般的知识管理过程是重要的，但知识是在为数不多的特定的知识动作过程中得以产生并得到集中利用和分享的。这些特定过程因公司和行业的不同而不同，它们包括市场研究、产品设计和开发，甚至诸如定价等与交易更有关的过程。如果在知识管理中能出现实际的改进，这种改进必定出现在这些关键的经营过程中。
一般说来，最有效的改进方式处于对这个过程的自上而下的“重新策划”与自主的知识员工的自上而下的计划之间的某个中间地带。具有创造性的知识员工需要较少的自上而下的干预，而只是应用过程需要更多一点的自上而下的干预。然而，就对一些公司的重新策划而言，任何类型的知识动作过程都很少涉及主动的改进行动。
5．知识管理永无穷尽
知识管理者可能觉得，只要他们能够有控制地获得组织的知识，它们的工作就完成了。然而，知识管理的任务是永无穷尽的。与人力资源或金融管理一样，永远不可能有知识得到充分管理的时候。
知识管理永无穷尽的一个原因是，所需知识的类型始终在变化。新的技术、管理方式、规则问题和消费者关心的事层出不穷，公司要不断改变其策略、组织结构以及产品和服务的重点。新的管理人员和专业技术人员对知识有新的需要。
知识环境中的这种迅速变化意味着，公司不应该在反映某种特定知识环境或者在使这种环境模式化方面花费大量时间。等到它们完成这种工作时，这种环境可能已经不再存在。而且，对知识环境的描述应该是“迅速的和不遗余力的”。
6．员工比资产更重要
留住员工的心比准时上下班更重要，而尊重、信任员工的智慧与判断，比有形的刺激或管理更重要，只有员工用心去工作，知识资产才会出现价值。依附于员工个人身上的零散知识应尽量透过各种方式转化成具体的书面手册、作业流程或资讯系统，甚至正式申请为组织的专利、著作或商标，才能够将知识转化为有价值的组织资产，进而有效地扩散到组织中不同的员工身上。在现行法律观点下，知识资源当然是由出资的组织所拥有，但是组织应以诚恳、开放、积极的态度鼓励员工使用。不加以使用的知识资源，其价值很快就会流逝；充分利用的知识，往往会带来更多的资源。追求更大的价值实现，应是运用与管理知识资源最重要的基本理念，仅仅争执知识产权的归属，而未考虑实际的使用能力，其实是本末倒置。