随着店铺生意的蒸蒸日上，我们的顾客数量也越来越多，是等到每天顾客人数增加几十位的时候才开始建立客户档案，还是从店铺一创建就开始建立客户档案呢？每个人都有自己习惯的工作方法，但是我建议大家从一开始就建立顾客档案，因为时间久远以后，一些顾客资料即使想找也找不回来了。
建立顾客档案的作用
建立客户档案可以根据档案资料，建立会员制服务体系，客户需要的商品一到货，即可通知顾客，让他们能感受到贴心的会员服务；定期通过聊天工具或邮件、短信，通知客户店铺最近的新活动和他们感兴趣的各种促销资讯，让顾客了解店铺内商品的最新动态；重大节日、顾客生日时，向他们表示祝贺，让客户感觉到细微之处的优质服务；还可以根据档案资料，分析顾客的消费倾向，来及时调整、优化自己的进货策略，并定期联络，进行供需关系的维护。
有了客服档案就能便于客情管理，这是一个非常细致、复杂的工作，方法也是多种多样的，特别值得一提的是，阿里旺旺或QQ等聊天工具的好友分组功能、资料修改功能都可以利用起来进行客情管理。我们可以在好友昵称里编辑顾客的姓名和备注；成交的顾客移动到“我的××顾客”组中，便于下一次见面时，快速进行有效沟通，如果能够马上说出顾客的姓名和曾经购买的商品，大家的距离一定会拉近很多，而且自己看着也有条理，便于管理。
建立详细的客户档案
建立客户档案，需要登记一些基本的内容：顾客的姓名、ID、性别、地址、电话、常用邮箱、购买的商品及金额、购买时间、会员积分以及享受的折扣等等，如果有必要的话，也可以把职业、年龄都登记上去，使档案信息更详细，我们可以根据自己店铺的需要来建立这些档案，按照顾客所填写的收货信息来登记，分析与顾客的聊天记录，在对话中寻找相关资料，比如性格、职业、年龄、星座及喜好等等。
我们可以使用Excel表格或Access数据库来建立顾客档案，也可以选择自己最熟悉和习惯的工具，因为顾客档案是给我们自己看的，只要自己觉得使用起来方便就行了。有了客户档案，我们就可以有效地掌握销售情况，为以后的新品上市做促销、为留住回头客提供便利，但是，不管用什么方式来建立客户档案，至少有四大部分的内容必不可少：顾客基本信息、购买记录、赠品发放记录和备注。
客户档案里顾客的基本信息至关重要，如果在顾客的生日当天我们发个祝贺信息，他们的感受自然会不一样，顾客也不会忘记一个用心服务的卖家，所以，可能会时常来店里坐坐。我销售的是钻石首饰，如果我知道顾客哪天结婚的话，就会发一个信息去祝贺，也会起到相同的效果，顾客们会把好的经验和感受，告诉其他的亲友和同事，从而让我们的生意做得更红火。如果做到了这些，每一个顾客都有可能会成为我们的回头客，顾客会把以往的购物经历来做比较，一个有人情味的店主与冷冰冰、在商言商的店主给他们的印象和感受是完全不同的，有时人情味更能打动人。
在客户档案里记载购物时间、购买商品名称以及金额等，到年底的时候，可以根据此记录来统计和核算，按每个顾客的消费记录来计算这位顾客本年在我们店铺的总消费值，当顾客消费累计多少以后，可以赠送一件礼物，或者发放一个红包，把赠品的发放时间、内容以及价值记录在案，回访的时候，感谢他这一年来对我们店铺的支持，恳请顾客来年继续关注和支持我们的店铺，如果我们的商品质量很好而且售后服务完善，相信顾客来年还会继续光顾我们的店铺，这都是让顾客成为我们忠诚消费者的有效办法。
备注也是客户档案里的一个重要组成部分，顾客的一些特殊要求可以写在这里，比如需要几个什么种类的小样等，如果顾客需要的商品没有货或者暂时缺货，而买家又愿意等到货后再发货，那么就要把这件事情记录下来，来货后再通知顾客来买，如果当时不能解决，也可以记录在此，闲下来时翻翻也会提醒自己及早解决这些事。
如果是在多家网站上开店的店主，可以再加一个顾客来源的项目，方便查找和总结，要是准备通过客户档案来管理交易，可以利用颜色来区分交易进度，比如未付款的用无色，己付款未发货的用红色，交易完成的用蓝色等等，这样一打开表格就可以及时提醒自己哪些已经付款了，哪些已经发货了。
这已经是一个比较完整的客户档案了，内容比较多，还需要随时补充信息，但是，这样将每个环节都记录得一清二楚，会避免很多失误，减少不必要的纠纷和麻烦，万一出了问题也便于检查。
针对会员的宣传促销
有了完整的顾客档案，就能对我们的会员进行管理了，不同的顾客采取的售后管理方式也应当有所区别，并不是每个顾客都需要我们随时跟进，这需要卖家有一定的判断力，不要让顾客觉得厌烦，当顾客群越来越大时，卖家也不可能有精力把回访和促销进行下去，这就需要卖家对顾客进行区分。对顾客的回访可以使用电话、E-mail、聊天工具及站内信……但并不是每个人都愿意接受回访或者喜欢收到促销信息，我们也要计算一下这样回访所产生的成本与效果是否成正比，把自己当作顾客，想想自己在什么情况下，会愿意收到促销信息，什么时候不喜欢被别人打扰。
促销时间也很讲究，化妆品、营养品之类的商品，可以在估计顾客快要使用结束的时候进行促销，这个时候，顾客很可能刚好需要再次购买，这个时间周期可以根据我们回访时问过的一些使用情况进行分析，判断商品使用完毕的大致时间；服装可以根据季节变化、卖家自己的促销活动还有节日等等来进行促销宣传。促销之前，一定要想好这次促销可以推荐给顾客什么商品，有什么是最吸引顾客的，切忌太过频繁地推荐或者促销，这样只会让买家产生厌烦情绪。
好的工作习惯会让我们受益终身，在激烈的商场竞争中，保护自身资源并加以合理利用，是一个成功商人必须做到的，这对培养顾客的消费忠诚度也起着重要的作用，有利于争取到更多的潜在顾客。