小店采购势必会由小店创业者或专门的采购人员负责。同与顾客交谈、销售商品一样，负责这个环节的人员也需要具备一定的基本素质，这样才能保障采购中不会出现偏差。

一、采购人员的素质要求

对小店的采购人员（包括亲自采购的小店创业者）来讲，一般要求具备较高的能力及素质，这些要求主要包括以下几个方面。

①熟悉小店的经营状况和销售情况；

②具有较强的讨价还价的谈判能力；

③具有与其他部门的沟通能力；

④具有较强的判断和决策能力；

⑤具有吃苦耐劳的敬业精神；

⑥具备丰富的商品知识；

⑦身体素质良好，精明干练。

采购人员应按照以上这七条来提高对自己的要求，并参加一些培训活动，努力使自己成为一名合格、出色的专业采购人员。

二、采购人员的职责要求

1．控制成本

意义：小店以赢利为目的，控制成本是利润得到保证的基础。

在保证质量的情况下控制成本，这是采购的基本目标。利润的获取不外乎业务的开展与成本的控制，即所谓的开源与节流。

从食品、用品到设备器材，采购人员对进货价格的控制，很大程度上决定了整个店铺的利润率和竞争力。

2．选定供货商

意义：采购的基本责任就是替公司购买物品，不论采购的项目是什么，必定得有供货商，且要选择信誉良好、配合意愿高的供货商。

执行采购工作是采购工作之一，当供货商选定、采购物品确定、供货条件签订后，采购人员会对供货商执行采购行为，即所谓的合约性采购。采购工作执行得正确与否，将直接影响营运部门的运作与公司成本的负担，可说是一项专业性很高的工作。

3．确保质量

意义：对于采购人员来说，替公司采购物品，以获取最高的供货质量、最低的成本负担与最好的售后服务，是其永无休止的追求目标。

无论是多大规模的小店，如果分工较细，在整个材料管理系统中规划出独立的单位，对原材料的采购、验收、配送、储存与使用进行稽核工作，就可以确保顾客的利益。

因此，采购工作也要包括货品交到使用单位投入使用后的这一时期，因为货品经使用后才算是结束了一个完整的物料流程，这时才能确认采购人员的绩效，以作为下次采购时的参考依据，这也才是采购质量管理工作的精神所在。

三、采购人员的附加职能

从表面上看，采购人员主要负责采购，但其实不然，采购人员可谓小店中能力最全面的员工。在采购的过程中，他会获悉商品的进价，从而制定商品的售价；同时还能了解到商品的属性、其他小店进货的情况，从而协助小店促销、预测当月销售情况等。

一般来说，除了基本职能外，采购人员还应具有以下一些附加功能。

1．熟悉市场，了解商品

（1）到其他同类小店中了解别人的商品和服务，寻找适合自己的商品和服务。

（2）参加各类商品展示会，了解新商品的动态。

（3）了解商品的销售走势，清除滞销商品，为新商品让出空间。

（4）制订季节商品销售计划，提供行业商品种类报告。

2．把握毛利控制

（1）调查最低的商品成本。

（2）回顾商品销售情况，改进滞销商品陈列方式或进行促销。

（3）调查竞争对手是如何推销高毛利商品的。

（4）确保获得最低的成本。

（5）每一期促销展示时，尽量选择品质好、毛利高的商品。

（6）查询每一次价格上涨的原因，了解价格上调是否合理，并及时做出调整。

3．做好库存控制

（1）定期跟踪未送货订单。

（2）对滞销商品采取措施，如改变陈列方式、调价或清货等方法，以降低库存。

（3）经常巡店，确定销售结果，换季和节日时应特别注意．

（4）坚持采购金额预算。

4．协助广告宣传

（1）了解竞争对手广告的水平和品种。

（2）改进广告商品的运输情况。

（3）平衡商品在广告上的品种类型及价格水平。

（4）选择保证能收效的商品做广告。

（5）检查广告商品的销售情况。

（6）检查广告商品和广告收益。

（7）选择应节商品做广告。

（8）严格控制广告商品的成本和促销费用。

5．配合商品陈列

（1）提供季节商品的陈列指南。

（2）新商品的陈列，月商品和季商品的陈列展示。

（3）与小店和市场部门配合，做好商品的招牌标志。

（4）分析商品的包装，确保为顾客提供最佳的展示效果。

（5）对滞销商品采取适当的调整，如改变陈列等。

（6）与促销商品配合，进行特别的展示。

（7）从竞争对手那里学习新的商品展示构想。

6．及时订货和补货

（1）确保不会断货。

（2）为小店再订季节性商品提供适当的指导。

（3）安排再订货频率，以保证商品平稳流动及销售。

（4）做好销售预算，计划好首单订货数量。

挖掘采购人员的深层潜力，这对小店未来的发展，可谓有着最积极的作用，同时对成本的节约也有积极的意义。