一、代当事人询问事情的内容时

1. 先试问是否可以请其他人接电话。

2. 如果对方不愿让别人代接，可以接着说：“那么如果方便的话，能否告诉我有什么事找他，让我代为转告。”

3. 代理听完对方交代的事情之后，应该告诉对方自己的姓名，并表示一定代为转告。

二、请人代接电话的情形

1. 代接电话的人应先知道对方可能提到的事情内容。

2. 应先向对方说：“×××刚出去，他曾交代了×××替他接电话，我把电话转给×××接好吗？”

三、请对方再打电话过来时

1. 除了本人之外，没有人知道这件事，或这件事最好由他本人亲自处理时，则应向来电话的人说：“他大概会在×点钟回来，非常抱歉，请你在×点钟时再打电话过来好吗？”

2. 除了客户及重要人物之外，在不得罪他人情况下，应尽可能请他再打过来。

四、遇有紧急事情时

1. 马上告诉对方，只要他本人一回来，就立刻打电话过去。

2. 尽量跟对方所要找的人取得联系。联络不到当事人时，应请对方留话。

3. 如果实在无法与对方所要找的人取得联系，就让他留下电话号码，或问明事情的内容。

4. 必要时，不妨将对方所要的人所去地方的电话号码告诉对方，以让对方直接与他联络。

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