个案：行政主管，女，27岁


　　【问题1】我今年为27岁，在此公司任职已满3年，一路从行政助理晋升为行政主管，虽然我总觉得自己能力不足以担此重任，并且有一部分业务并不熟悉，而且升上主管之后，无法与下属完全沟通，常常不了解属下的心理及需求。我本身在工作上比较严肃，所以不能轻松的与人相处，但却发现这样在管理上是行不通的。不晓得如何帮助他们及自已来突破现在的困境？


    黄怡翔博士回答：


　　首先必须检视的，是你对于自己的信心。你提到「总觉得自己能力不足以担此重任」，这是根据工作实际成果得到的结论，还是主观的感觉呢？如果是前者，那是属于工作技能的问题，你可以花一些时间，诚实的自我检视是哪些技能有所不足，坊间有很多职场相关课程物美价廉，包括团队建立、人际沟通、领导、行政效率等等，也许花数千元上一天的课程，就可以搞定了（只要是有益于工作目标的达成，甚至还可要求公司补助）。


　　如果是自信心不够，让你觉得工作上有困难，就必须自我省思是什么因素与过往事件造成你信心不足。职场上到了一个新环境，对于新业务不熟悉，是非常普遍的事情，通常大概要花3～6个月的时间来适应新职位，并且会因为工作的复杂度、公司的培训和支持、以及自己的学习企图心等因素有所增减。如果自己已经尽力在做，却不见绩效，可能必须请第三者帮你指点迷津，甚至不排除是工作环境以及周围人事配合的问题。


　　你提到在管理上，你「常不了解属下的心理和需求」，从心理学看来，你指的是同理心的培养。但是培养是双向的：你不了解他们，但他们了不了解你呢？也就是说，你有没有让你的团队成员，清楚的知道工作目标为何，为何而战（＝愿景）？如果你的目标与愿景可以明确化，并让团队成员了解，那么在他们无法达到目标要求时，你就可以运用倾听技巧及引导式问句（上一期本专栏中有介绍），发掘出属下的个人需求和团队需求之间的落差。举一个简单的例子，团队目标需求是每一个人9点之前要准时到达公司上班，但是在引导式问句讨论后发现，某部属的个人需求是住得太远通车又会塞车，改进的答案就可能是必须放弃个人需求（少睡一些，提早出门），以达成团队目标需求。


　　所以重点其实不是在于你的个性在与人相处时轻不轻松，因为全公司最会搞笑的人（够轻松了吧！），也不一定能够达到团队的工作目标。工作态度严肃并不是问题，严肃反而有助于专注，重点在于能以严肃严谨的态度和下属探讨个人需求和团队目标需求之间的落差，并协调出解决方案。在这个主轴上进行沟通时行有余力，再让自己的各项肢体语言放轻松一点，就两全其美了。


　　【问题2】另一个困扰是，我的上司与总经理原为好友，日前我的上司离职，而且在离职当天我替他影印客户名片，导致他与总经理大吵一架，气氛相当不愉快。为此我自责不已，但此后他就经常打电话来，要求我由公司mail一些履历表供他做为参考之用。我因为愧疚及压力，偷偷寄了一些资料，但事后懊悔不已，没想到他变本加厉，继续要求其它资料，我真的是进退两难。


　　前上司打电话来恭喜我将要升职，但我心里其实很难过，毕竟在这种敏感时候，让我觉得自己是踩者别人头上爬上去的。另一方面，前上司又处处约我吃饭，其实心里很不想去，但碍于将来在业界有可能会再相见，却又敷衍了事，请问该如何是好？


    黄怡翔博士回答：


　　选择了一家公司或组织，就已经下了承诺维护公司利益，这个基本的立场没有协商的余地，属于职场道德的范围。你会觉得不舒服，是因为前上司离职后不久的这段期间，他利用你公私关系认知还没有调适过来的心情窗口，让你做了错事。你也知道在道德上是亏欠公司的，可是又不想去冒犯你的前上司及影响情谊。总的来说，他的要求不但不合理，也使你陷入两难的处境。


　　建议你很诚实的向他说明，此事对你造成的困扰，并且划清公私情谊的分际界线（比如要见面吃饭可以，但请勿谈论和公司有关的事）。在向他说明你的立场后， 如果他还想说服你按照他的意思做，那便是太过份了。别忘了，如果他离职后还留在同行业，便算是公司的竞争者，给他公司内部资料算是「通敌」行为，被你的公司发现时，后果可能严重到会被革职！不妨可以很直接的跟他说，「我其它的事都可以两肋插刀，但给资料这件事违反职场道德，很抱歉，我不能帮忙。」


　　不必因为前上司打电话恭喜你升职，就联想到「自己是踩着别人往上爬」之类的内心负面对话。公司会晋升你，是认为现在全公司里面，只有你最适合这一个职位，当务之急是迅速学习，排除困难，带好团队，没有必要觉得自己是不值得的，应该要对自己有信心！（完）