传统观念阻碍秘书职业发展

    每年四月最后一个工作周的星期三，为国际秘书节，今年这个属于秘书们的节日又到来了，让我们暂且放下以何种方式来庆祝节日这一欢快话题，我们现在更需要的是，深层次地关注秘书这个职业本身。


    秘书职位的空缺层出不穷，其需求连续多年在招聘排行榜上位居前列，国家人事部发布的2002年第四季度全国人才市场供求信息显示，人才市场登记用人需求185.5万个，文秘专业以9.5万个职位空缺位于总体招聘数量第七位。随着市场经济日趋繁荣，特别是三资企业在国内的迅猛发展，这种势头有增无减，同时也为社会提供了众多就业机会。然而，当我们透过这样一个热闹场面深入背后，发现事情并非表面看上去那样令人乐观，许多人包括求职者在内，不把秘书当一个长久发展的职业，而是把它看作自己职业发展的一个跳板而已。

    拿秘书当跳板

    有这样一种现象，大学毕业生刚刚走出校门，往往先去应聘公司的前台接待、部门事务助理等秘书职位，对于他们来说，这样既可以先就业再择业，又可以多接触各种人，增长社会经验。但即使是在很好的公司，也有许多人做一段时间以后就要求转做其它工作，比如做销售或人力主管，只有极少数人选择在秘书职位上更进一步，包括做部门经理助理、经理秘书。问及详细情况，有相当一部分人认为，秘书在他们眼里只是“青春饭”，进入公司做这一职业，也只能算是一个过渡，根本没想在这个职位上有太大作为。据了解，这种观点极具代表性，许多人从一开始应聘秘书，就根本没想将秘书一职进行到底。


    是什么观念阻碍他们把自己真正培养成为一名职业秘书？做秘书难道就注定了要无所作为？

    秘书与秘书相差迥异

    “大多数人认为做秘书无所作为，源自他们对秘书职业缺乏必要的了解，”国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会秘书教材编写办公室主任何梅子这样认为，她告诉记者，秘书也是分层次的，不同层次对秘书的要求相差很大，以工商企业秘书为例，就分为四个级别：从五级秘书到二级秘书。


    据何梅子介绍，五级秘书包括前台接待、电话接线生、部门事务助理等，他们的职责一般比较单一，事务技术含量较低，在职者年龄一般不超过25岁，属于初等秘书行列；四级秘书包括部门经理秘书、经理助理等处于中层管理者左右的秘书或中小型公司的经理秘书，他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也较高，工作更加连贯而具有相对独立性，这些人一般在25至35岁左右，他们比初级秘书更关心发展机会，已经属于中等秘书；高等秘书包括三级和二级秘书，如跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等，他们身处要职，所具备的领导力、协调能力、管理能力需要几年甚至十几年的培养和修炼，年龄也偏大一些，这是秘书职位的顶点，直到这一级别，人们才能真正领悟秘书工作的全部内涵。


    何梅子认为，人们之所以对秘书工作产生误解，是由于他们只熟悉一般初级秘书的工作标准，认为简单机械的“收发存打”即秘书工作的全部，从而一叶障目，以偏概全。

    不变观念难改现状

    “现在的确存在很多秘书转工的现象，究其原因不能一概而论。”美欧亚国际商务咨询公司中国项目网总裁助理、企业推广总监秦可谈到这一问题时这样说。她提出，秘书转工有时是公司工作的需要，比如在某一特定时期，公司可能空缺出一个职位，而这个秘书人员又非常适合担任此职，这对公司和个人都是有利的，无可厚非。但她认为，很多秘书从开始工作就抱着干一两年就转工的态度不可取。秦可强调，随着社会信息化和管理工作的复杂化，秘书工作的技术性、专业性的特点日益被人们所认识，表现在中高级秘书上尤为突出，领导的正确决策和科学管理特别需要秘书来献计献策，提出高质量的信息分析。这一切都表明，秘书职业已经可以对单纯的“青春饭”说不。在国外，常常有这样的情况，许多总裁秘书、地区总裁助理职位都由一些看来早已“青春不再”的中年女性担纲，这不能不引发人们的思考。


    何梅子则认为，之所以很多人抱有这样的心态，除了个人对秘书职业的理解有偏差，企业高层对秘书工作的缺乏认识也起了很大作用。如，一些公司领导人本身存在对秘书工作定位不准，对秘书职业认识不够的问题，这就会在整个公司内部制造出不利于秘书人员正常发展的非良性环境。有的公司把秘书称作总裁助理、行政总监等等，试图在称谓上淡化秘书这一概念，这种做法虽然出于好意，但却从主观上加大了对秘书职业的不重视，无利抹去一部分人内心深处由于偏见而产生的阴影。她说到，自己所认识的个别女性就是如此，她们只在秘书职位干上一年两年，然后千方百计要求做行政，做市场，去实现别人眼中的人生价值。


    紫天鸿市场策略顾问有限公司总经理王玮则提出，不管怎么说，秘书工作归根结底还是一个助手工作，不管做到哪一级别，都存在一个为具体个人服务的问题，这就有情感因素包括其中的可能，秘书人员与上司的相处关系默契与否在这其中就起到一定作用，它在一定程度上影响秘书人员的再选择。


    何梅子本人还负责秘书教材编写，据她介绍，2002年有近十万人报名参加了秘书职业资格考试，具体来看，这几年报考中高级秘书等级考试的人也在逐年增多，这表明人们也逐步认识到，秘书工作已不再单单是往日意义上的抄抄写写、迎来送往，像其它职业一样，秘书职业有其自身规律，有严格的系统要求，而且极为注重实际操作能力。


    何梅子希望更多的人摘掉有色眼镜，认真地重新审视秘书职业，“当人们对秘书都有了一个正确的客观的认识，那一天才是真正意义上秘书人的节日。”（完）