便 　条

　　钟　苗：

　　一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。

　　行政经理 苏明2003年11月21日

　　参考答案：

　　1、登记：

　　(1)登记的含义：登记即建立信息的完整记录。

　　(2)登记分为两种类型;

　　①总括登记，对存储信息按批分类登记;

　　②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。

　　(3)登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。

　　2、编码：

　　(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。

　　(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数

　　(3)编码的两种方法：

　　①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;

　　②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。