一级MS--Office考试要点14

【考点二】 Excel基本操作
1.建立与保存工作簿(1)建立工作簿有如下几种方法：①每次启动Excel，系统自动建立一个新工作簿，文件名为Book1.xls。用户保存工作簿时可换成合适的文件名存盘。②单击“常用”工具栏的“新建”命令。③单击“文件”菜单的“新建”命令。(2)保存工作簿建立工作簿文件并编辑后，需要将其保存在磁盘上。常用的保存方法有三种：①单击“文件”菜单的“保存”命令②单击“常用”工具栏的“保存”按钮③换名保存
2.工作表的数据输入新工作簿有3个工作表(需要时，还可以增加)，当前工作表是Sheet1。输入数据时，先单击目标单元格，使之成为当前单元格，然后输入数据。(1)输入字符串①取消当前单元格中刚输入的字符串，恢复输入前状况的两种方法：按ESC键单击数据编辑区的“×”按钮。②输入后字符串存入当前单元格的方法：按箭头键(← →↑↓)，则存储当前单元格中输入的字符串，并使箭头方向的相邻单元格成为当前单元格。单击数据编辑区的“√”按钮，存储当前单元格中输入的字符串。按Enter键，存储当前单元格中输入的字符串，下方相邻单元格成为当前单元格。③长字符串的输入单元格的宽度有限，输入的字符串超出单元格的宽度时，存在两种情况：右侧单元格内容为空，则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格，成为宽单元格。若右侧单元格有内容，则字符串超宽部分隐藏，不在右侧单元格显示。④数字字符串的输入(2)输入数值(3)输入日期和时间当输入的数据符合日期或时间的格式时，Excel将以日期或时间存储数据。①输入日期②输入时间③日期与时间组合输入(4)智能填充数据对于相邻单元格中要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以用Excel的智能填充功能实现快速输入。①填充相同数据对时间和日期数据，按住Ctrl键拖动当前单元格填充句柄，所经之处均填充该单元格的内容。对字符串或纯数值数据应直接拖动填充句柄。②填充已定义的序列数据③智能填充
3.打开与关闭工作簿(1)打开工作簿要对已存在的工作簿进行编辑，必须打开它。有四种方法可以打开指定的工作簿：①用“文件”菜单的“打开”命令②用工具栏中的“打开”按钮③单击“文件”菜单下方存放的工作薄文件名④在资源管理器中双击要打开的工作簿文件名。(2)关闭工作簿有三种方法关闭当前工作簿文件：①单击“文件”菜单的“关闭”命令。②单击工作簿窗口的“关闭”按钮“×”。③双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”按钮。
4.处理工作簿中的工作表(1)选定工作表选定工作表的方法是：单击目标工作表标签，则该工作表成为当前工作表，其名字以白底显示，且有下划线。若目标工作表未显示在工作表标签行，可以通过单击工作表标签滚动按钮，使目标工作表标签出现并单击它。选定多个工作表的方法：①选定多个相邻的工作表单击这几个工作表中的第一个工作表标签，然后，按住Shift键并单击这几个工作表中的最后一个工作表标签。此时这几个工作表标签均以白底显示，工作簿标题出现“［工作组］”字样。②选定多个不相邻的工作表按住Ctrl键并单击每一个要选定的工作表标签。(2)工作表重新命名为了直观表达工作表的内容，往往不采用默认的工作表名字Sheet1、Sheet2、Sheet3，而重新给工作表命名。为工作表重命名的方法是：双击要重命名的工作表标签，使其反白显示，再单击，出现插入点，然后进行修改或输入新的名字。(3)工作表的移动和复制①在同一工作簿中移动(或复制)工作表②在不同工作簿之间移动(或复制)工作表打开源工作簿和目标工作簿，单击源工作簿中要移动(或要复制)的工作表标签，使之成为当前工作表。单击“编辑”菜单的“移动或复制工作表”命令，出现对话框。在对话框的“工作簿”栏中选中目标工作簿，在“下列选定工作表之前”栏中选定在目标工作簿中的插入位置(如Sheet1)。单击“确定”按钮。(若复制，则先选中“建立副本”复选框，再单击“确定”按钮。)(4)插入工作表一个工作簿默认有3个工作表，有时不够用，可用如下方法插入新工作表：①单击某工作表标签。②单击“插入”菜单的“工作表”命令。新插入的Sheet4出现在Sheet3之前，且为当前工作表。(5)删除工作表①单击要删除的工作表标签，使之成为当前工作表。②单击“编辑”菜单的“删除工作表”命令，在出现的对话框中单击“确定”按钮。(6)工作表的分割对于较大的表格，由于屏幕大小的限制，看不到全部单元格。若要在同一屏幕查看相距甚远的两个区域的单元格，可以对工作表进行横向或纵向分割，以便查看或编辑同一工作表中不同部分的单元格。在工作簿窗口的垂直滚动条的上方有“水平分割条”。当鼠标指针移到此处时，呈上下双箭头状；在水平滚动条的右端有“垂直分割条”。当鼠标指针移到此处时，呈左右双箭头状。①水平分割工作表鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成上下两个窗口。每个窗口有各自的滚动条，通过移动滚动条，两个窗口在“行”的方向可以显示同一工作表的不同部分。②垂直分割工作表鼠标指针移到“垂直分割条”，左右拖动“垂直分割条”到合适位置，则把原工作簿窗口分成左右两个窗口。两个窗口在“列”的方向可以显示同一工作表的不同部分。

5.编辑工作表(1)单元格指针的移动①利用滚动条，使目标单元格出现在屏幕上，然后单击它。②在名称框中输入目标单元格的地址，然后按Enter键。例如，在名称框中输入A43并按Enter键，则单元格指针移到A43。③按← →↑↓键，单元格指针向箭头方向移动一个单元格。④按Ctrl←(→↑↓)组合键，则单元格指针沿着箭头方向快速移动，直到单元格从空白变为有数据或由有数据变为空白为止。⑤按Ctrl+Home组合键，则单元格指针移到A1。按Ctrl+End组合键，则单元格指针移到曾经编辑过的数据区域的右下角。按Home键，则单元格指针移到本行最左侧单元格。(2)选定单元格若要对某个或某些单元格进行编辑操作，必须先选定这些单元格。选定一个单元格，只要单击该单元格即可，要选定一行或多行或一块区域，可采用如下的方法。①选定一行(列)或多行(列)②选定整个工作表③选一矩形区域④选定若干不相邻的区域按住Ctrl键，采用选矩形区域的第一种方法，分别选定各单元格区域。⑤条件选定有时要把工作表或某个区域中的所有字符串居中对齐，而这些字符串的分布又不规则，若按方法4)选定效率不高，对此，可以采用“条件选定”方法，即在指定区域中只选定满足条件的单元格。具体操作如下：选定“条件选定”的作用范围单击“编辑”菜单的“定位”命令，出现“定位”对话框。单击对话框的“定位条件”按钮，出现“定位条件”对话框。在对话框中确定定位条件，如：选“常量”单选框，并选“文本”复选框，表示定位条件是字符串。单击“确定”按钮。(3)编辑单元格数据若想对当前单元格中的数据进行修改，则当原数据与新数据完全不一样时，可以重新输入；当新数据只是在原数据的基础上略加修改且数据较长，采用重新输入效率不高时，可单击数据编辑区(该区显示当前单元格的数据)，插入点出现在数据编辑区，状态栏左侧由“就绪”变成“编辑”，表示可以进行编辑。修改时，插入/改写状态的开头为插入键“Ins”或“Insert”。编辑完毕，按Enter键或单击数据编辑区左边的“√”按钮，表示确认修改，单元格中出现修改后的数据，状态栏左侧由“编辑”变成“就绪”，表示编辑命令已执行完毕，等待执行下一个命令。若想取消修改，可按Esc键或单击数据编辑区左边的“×”按钮，则单元格仍然保持原有的数据。(4)移动与复制单元格数据移动(复制)单元格数据有两种方法：①拖动鼠标法②剪贴法(5)清除单元格数据清除单元格数据不是删除单元格本身，而是清除单元格中的数据内容、格式、批注之一，或三者均清除。若只清除单元格中的数据内容，只要单击该单元格，使之成为当前单元格，然后按Delete键即可。(6)插入与删除单元格1)插入一行(列)或一个单元格在指定位置可以插入一个单元格、一行或一列单元格。方法如下：①插入一行(列)单击某行(列)的任一单元格。单击“插入”菜单的“行”(“列”)命令，将在该行(列)之间插入一行(列)。②插入单元格单击某单元格，使之成为当前单元格，它作为插入位置。单击“插入”菜单的“单元格”命令，出现对话框。③在对话框中选择插入方式。2)删除一行(列)或一个单元格可以删除指定的单元格、一行或一列单元格。方法如下：①删除一行(列)单击要删除的行(列)号。单击“编辑”菜单的“删除”命令。②删除单元格单击要删除的单元格，使之成为当前单元格。单击“编辑”菜单的“删除”命令，出现删除对话框。在对话框中选择删除方式：右侧单元格左移——被删单元格的右侧(本行)所有单元格左移一个单元格下方单元格上移——被删单元格的下面(本列)所有单元格上移一个单元格整行(列)——删除当前单元格所在行(列)单击“确定”按钮。(7)查找与替换在指定的范围内可以查找某数据，一般从当前单元格开始查找，找到后还可以继续找下一个，找到指定范围的最后一个目标数据后，再继续从指定范围的开头开始查找。若有必要，还可用另一数据替换找到的数据。①查找选定查找范围单击“编辑”菜单的“查找”命令，出现“查找”对话框。在对话框中输入查找内容，并指定搜索方式(按行或列)和搜索范围。输入查找内容时，可以采用“～”和通配符“?”、“*”。?表示一个任意字符。*表示多个任意字符。～是一个控制符，～?、～*、～～分别表示?、*、～本身，而不是配符。单击“查找下一个”按钮。②替换选定查找范围。单击“编辑”菜单的“替换”命令，出现“替换”对话框。在对话框中输入查找内容和替换它的新数据(替换值)。单击“全部替换”按钮，将把所有找到的指定内容均用新数据替换。