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高级秘书七大“高”人之处

    她们是这样一个特殊群体:外表靓丽、谈吐高雅,本科以上学历,能讲一口流利的外语,多年的外企工作使她们具有良好的沟通、判断和预见能力,很多人持有外国护照,年龄偏大,月薪在8000元以上。这些白领丽人就是职场的“高级秘书”,包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。加入WTO后,越来越多的外资企业进入国内,我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实,高级秘书已成为人才市场上的珍稀资源。那么,高级秘书比一般秘书“高”在哪里呢?


    第一高:综合素质高


    高级秘书每天都挺忙碌,但可能都是一些平凡的小事。当老板有重要会议和活动时,高级秘书通常更繁忙。在平时,高级秘书还会起草一些财务或者人事方面的的报告,帮助老板做一些决定。高级秘书是工作在老板身边最近的人,老板出差不方便看邮件时,她们要处理一些文件,有些需要马上批复。因此,和一般秘书相比,高级秘书除了能够讲一口流利的英语,熟练地使用计算机和拟写各种文件等硬件之外,更应具备良好的沟通、组织、协调能力和一定的决策能力以及解决实际问题的能力。


    第二高:责权高


    高级秘书和助理的界限很难划分,助理给老板业务方面的建议多,而高级秘书则是与领导层的沟通和联络多。向老板汇报工作的一些管理层人员以及部门秘书都会通过高级秘书找老板,高级秘书承担着他们之间沟通的责任。责任大,犯错误的机会也多,一旦犯了就不会是小错误。因此,当高级秘书发现别的部门秘书有一些错误时,有责任和权利指出,避免发生错误。


    第三高:薪水高


    在IT行业里,与其他部门的管理人员相比,高级秘书的薪水可能不是很高,但与普通秘书相比,高级秘书的薪水还是相当可观的,一般来说,月薪不会低于8000元。


    第四高:说服能力“高”


    高级秘书要具有亲和力,做到这个职位,有自己的想法很重要。高级秘书的地位比较特殊,老板交的任务,在觉得应该建议或者提示的地方,应该指出来。做到这一点很不容易,一定要讲究方式,大多数的时候采取一种委婉的语气,建议老板“这样做是不是会更好”,让老板有一个从考虑到最后接纳的过程。毕竟在工作中老板和秘书是上下级的关系。


    第五高:发展愿望高


    做到高级秘书这个职位在年龄上有一个底线,不应低于27岁,因为这个职位需要积累经验,刚毕业的学生不会做到这样一个职位。在国外,有很多高层秘书都是妈妈级的,就像一个长辈一样已成家立业了;而在国内,这种情况是很少见的,在大部分人心中做秘书是貌美如花的女孩子,秘书们心中也会认为年轻的比年长的更具竞争力。因此,在国内做了5年、10年或者更长时间的高级秘书,大多会考虑来自年龄的压力,渴望换一个行业,通常会选择从事行政、人力资源以及市场方面的工作。


    正规的公司都有个人的发展计划,高级秘书或者通过老板实现愿望,或者被猎头公司“猎”到其他行业。相对来说,后一种机会较小,多数的秘书会选择一种稳妥的方式,先在公司的内部协调一个位置,然后熟悉一段时间,在公司有一个稳定的发展或是再被猎头公司挖到其他的地方。


    第六高:道德水平要求高


    高级秘书会接触到公司财务等方面的重要文件,因而保密是对老板的承诺和责任。想要取得老板的信任是不容易的,建立信任需要磨合期。如果老板说的事没多久整个公司的人都知道,那么老板不可能再信任她了。因此,高级秘书想和老板保持在一条战线上,做好老板交给的每一件小事,需经常与其沟通,长此以往,会取得老板的信任。


    第七高:成就感高


    把握大老板和部门老板之间的态度和分寸是高级秘书工作中最困难的事情。譬如,在传达大老板的要求时,不要以一种命令的口气去和部门经理讲话,高级秘书只是一个桥梁和纽带,一定要摆正自己的位置,否则很容易产生误解。工作中会时而出现突发事件,高级秘书应把解决某个有难度的问题视为一种挑战,一旦问题在苦思冥想之后得到圆满解决,由此产生的成就感会让人欣慰。


    得力的高级秘书会使老板左右逢源、受益匪浅。悟性对于秘书来说很重要,她们会为领导提出建设性的意见,并在任何事情上分出轻重。对于一位秘书来说,既有靓丽的容貌又有出色的能力当然最好,但两者不可兼得时,能力和悟性是最关键的。此外,秘书必须具备很强的专业能力,在财务、销售方面能够独立处理问题。(完)

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